Een eigen inkoopkantoor in China

30 augustus 2023

Om de samenwerking tussen onze inkopers en ons inkoopkantoor in China te versterken waren onze Chinese collega's Iris en Karen eind augustus een week in Nederland op bezoek. Voor Karen was dit het eerste bezoek aan Nederland. En dat is een goede aanleiding om eens wat meer over ons inkoopkantoor in Ningbo te vertellen.

Hoe werkt dat nou zo'n inkoopkantoor in China?

Om een constante kwaliteit en goede distributie te waarborgen hebben wij sinds 1995 een eigen inkoopkantoor in China. Iris, Karen en John werken vanuit de grote havenstad Ningbo constant samen met onze Chinese leveranciers. Ze voeren kwaliteitscontroles uit en regelen de verscheping van de producten naar Nederland.

Karen vertelt:
"Onze dag begint om 9:00 uur (3:00 NL tijd) met het checken van de e-mails. Mijn werk bestaat daarna voornamelijk uit het maken en verwerken van de inkooporders die vanuit Nederland naar ons worden verstuurd. Samen met Iris onderhoud ik het contact met de fabrieken waar we vaak al meer dan 20 jaar mee samenwerken. Als een order gefabriceerd is, voert John de kwaliteitscontrole uit. Als alles goed is zorg ik dat de verscheping naar Nederland in gang wordt gezet. Iris is eigenlijk onze leidinggevende, maar omdat we met zijn drieen in één ruimte zitten en veel samenwerken zijn de banden hecht. Iris werkt nauw samen met Jan en Jeffrey in Nederland."

Kwaliteitscontrole

"We werken samen met 32 fabrieken die overal in China zitten. Met de meeste werken we al meer dan 20 jaar samen, waardoor we een stabiele relatie hebben. Wanneer er tijdens de kwaliteitscontroles een mankement wordt geconstateerd sturen we allereerst een monster naar Jan of Jeffrey. Zij beoordelen of het een klein maar acceptabel mankement is, zoals een verschoven logo of dat de productiebatch afgekeurd wordt. Afhankelijk daarvan gaan we met de fabriek in gesprek om een passende oplossing te vinden. En dankzij de langdurige samenwerking en het wederzijdse vertrouwen lukt dit ook meestal."

Wat vinden jullie...

• Van het werken voor een Nederlands bedrijf?

"Erg interessant! De regels zijn anders, maar het is erg leuk om met buitenlanders te werken. Het opent de wereld en maakt hem wat kleiner, alsof we één grote familie zijn.
Nederlanders zijn directer, waar we in China ergens meer omheen draaien. Maar in China gaat alles veel sneller. Wij gaan vaak direct van 1 naar 10, terwijl Nederlanders veel meer de tussenstappen uitdenken."

• Het meest uitdagend?

"De communicatie. Enerzijds omdat het bij ons al het eind van de werkdag is als jullie beginnen. Daardoor kan je niet altijd alles overleggen. Maar ook de taalbarrière zorgt soms voor verwarring. Alles moet in het Engels en daardoor is er soms sprake van miscommunicatie."

• van Nederland?

"Het kantoor staat in een groene omgeving. Wij hebben ook wel groen, maar het kantoor ligt middenin de stad. Daarnaast hadden we verwacht meer Chinezen te treffen."

"Waarom plukken jullie de bramen niet?"

"Kunnen we de bramen langs de weg niet eten? Er hangen er zoveel en niemand plukt ze. We hebben in de winkel gekeken, maar daar zijn ze hartstikke duur. Dat is toch ook wel een beetje voedselverspilling."

Op naar het volgende bezoek

We kijken terug op een gezellige maar intensieve week vol leuke momenten en nuttige werkoverleggen. We hebben onze banden met Iris en Karen weer verder aangehaald en kijken uit naar november. Dan reizen Jan, Jeffrey en Taco namelijk naar China om samen met Iris en Karen de fabrieken een bezoekje te brengen.